ivklgn blog

Hotpot Tracker – экспериментальная система управления проектами и целями

Английская версия статьи доступна тут

Hotpot Tracker — это экспериментальная система, созданная в целях исследования улучшений систем управления проектами и целями таких Jira, Trello, Asana и другие. Концепция проекта содержит как ранее известные возможности, так и по моему мнению прорывные идеи для более оптимального решения задач управления, визуализации и контроля.

Концепция

Предупреждение:
Описываемая система не включает в себя функционал для управления сроками и отчётами о производительности.

1. Несколько досок вместо одной
2. Атрибуты для досок и задач
3. Каждый может стать участником
4. Одобрения вместо правил переходов статусов задач
5. Связанные атрибуты
6. Замечания вместо комментариев ^{в разработке}

Несколько досок вместо одной

Вместо того чтобы управлять всем на одной перегруженной доске, вы можете создавать отдельные доски для разных целей и задач. По моим наблюдениям, большинство компаний, которые используют Kanban/Scrum, часто приходят к одной доске на команду и описанию целей через epic/milestones.

Когда мы пытаемся создать одну доску для параллельных процессов, это увеличивает сложность управления задачами и когнитивную нагрузку для команды.

Идея:
Каждый сотрудник или команда создаёт собственные доски под свои нужды, что упрощает навигацию и управление. Например, одна доска может быть для текущих задач, вторая — для долгосрочных целей (OKR) и отдельная для обработки задач инцедентов

Создание досок должно быть простым и быстрым - любой член команды или сотрудник имеет право создать доску если этого потребуют задачи и вызовы. Множество досок не должно вас отпугивать - каждую можно открыть отдельно для наилучшего фокуса во время обсуждений и работы.

Мы можем посмотреть на то как работает поиск и фильтрация в таких системах как Sentry или Graylog. Атрибуты для досок и задача, о чем будет рассказано далее - позволяет организовать простую, но эффективную фильтрацию досок. На момент создания статьи в Hotpot Tracker нет поиска по задачам (только по доскам)

Атрибуты для досок и задач

В Hotpot Tracker система построена на 3 сущностях:

1. Задача - название, контент, атрибуты и ссылка на колонку. Важно подсветить, что в Hotpot Tracker задача рассматривается как документ в первую очередь.
2. Колонка (этап) - статус, участники и ссылка на доску.
3. Доска - только название.

Идея:
Единый формат атрибутов для доски и задачи позволяет организовать единый и удобный интерфейс для редактирования мета информации. При этом Hotpot не навязывает вам предустановленные атрибуты

Это решает две задачи:

1. Можно легко найти нужные задачи, используя фильтры по атрибутам.
2. Атрибуты упрощают управление: например, вы сразу видите, кто ответственен за задачу и какие у неё сроки.

Идея:
Атрибуты доски автоматически наследуются для задачи. Пример: доска имеет атрибут "Команда" с некоторым названием команды следовательно задача отображает этот наследуемый атрибут

Каждый может стать участником

В 2024 году стало очевидно, что управление продуктами и разработкой движутся в одном направлении, но работают по-разному. Представители продукта не участвуют напрямую в разработке, что усложняет управление требованиями и приоритетами. Одна из очевидных идей улучшения общего процесса - функционал, который позволяет косвенно привлекать участников на доску

Идея:
Этап = статус + участники. Каждую колонку на доске можно связать с определёнными участниками. Например, вы можете назначить проверяющего или того, кто одобрит задачу на конкретном этапе.

Данная возможность позволяет пересмотреть общий подход к работе. К примеру в технических командах мы таким образом можем привлекать людей со стороны продукта и или аналитики.

Одобрения вместо правил переходов статусов задач

Идея:
Вместо сложных правил переходов между статусами задач (как, например, в Jira), Hotpot Tracker предлагает простую систему одобрений.

Одобрения позволяют сделать процесс гибким и прозрачным. Система напоминает подход из GitLab, где изменения проверяются и утверждаются перед финальным шагом.

Данный функционал тесно связан с предыдущим пунктом об участниках. Вы можете на каждой колонке (этапе) выбрать кто должен поставить одобрения для того чтобы задача могла продвигаться в другой статус:

1. Task executor - одобрение должен поставить ответственный за задачу
2. One of contributors - одобрение должен хотя бы один участник этапа
3. All contributors - одобрение должны поставить все участники этапа

Связанные атрибуты

Идея:
Атрибуты задач (например, сроки, приоритеты) можно связывать с конкретными сотрудниками.

Это открывает дополнительные возможности. Например, можно указать, что определённый участник отвечает за оценку задачи или что срок выполнения связан с конкретной командой.

Замечания вместо комментариев ^{в разработке}

Обычные комментарии часто создают хаос. В Hotpot Tracker вместо этого используются замечания, привязанные к конкретным частям задачи. Привычные треды и комментарии могут терять важные детали. В Hotpot Tracker вы можете выделить конкретный строку задачи и оставить замечание прямо к нему, как это делается в системах контроля версий (например, GitLab).

Идея:
Замечания (комментарий к строке в задаче) отлично ложится на систему одобрений: если остались открытые вопросы - задача не является одобренной

Заключение

1. Атрибуты для досок/задач может дать более удобный UX чем полнотекстовый поиск или раскладывание досок/задач на пространства
2. Возможность указания участников (контрибьютеров) в колонках позволяет привлекать нужных людей для совместных решений
3. Одобрение задачи как механизм блока более универсальное средство чем выставление блоков на другие задачи и построение логики переходов статусов
4. Задача - документ + атрибуты + одобрение. Нужно стремиться работать над контентом задачи (его полнотой и точностью), вместо использования задачи как формальности
5. Переход от обычных комментариев к обсуждениям, которые привязаны к тексту задачи позволят увеличить ценность и эффективность коммуникации.